Ngành cơ khí, xương sống của sản xuất và công nghiệp, đang đối mặt với những thách thức phức tạp trong môi trường kinh doanh hiện đại. Sự cạnh tranh gay gắt, yêu cầu về chất lượng và thời gian giao hàng ngày càng cao, cùng với sự gia tăng của dữ liệu sản xuất đã khiến các phương pháp quản lý truyền thống trở nên lỗi thời. Để duy trì khả năng cạnh tranh, doanh nghiệp cơ khí cần chuyển đổi số để kiểm soát bốn trụ cột quyết định lợi nhuận: Báo giá, Tiến độ, Tồn kho và Quản lý phế liệu.
Mục lục
1. Tối Ưu Hóa Vốn Lưu Động Qua Tồn Kho
Vấn đề:
Tồn kho nguyên vật liệu (đặc biệt là các loại thép, hợp kim đắt tiền, và dụng cụ cắt chuyên dụng) là một khoản đầu tư lớn. Mục tiêu không phải là tồn kho ít nhất, mà là tồn kho đúng loại, đúng số lượng, và đúng thời điểm.
Thách thức chuyên sâu:
- Thừa tồn kho: Giam vốn, tăng chi phí lưu trữ và nguy cơ lạc hậu.
- Thiếu tồn kho: Dừng sản xuất, chậm trễ đơn hàng.
- Mua hàng không hiệu quả: Mua với số lượng nhỏ, giá cao do không dự báo được nhu cầu.
- Dự báo nhu cầu đa dạng: Cần phải dự báo không chỉ nguyên vật liệu thô (thép tấm, thanh) mà còn các vật tư tiêu hao quan trọng (mũi khoan, dao tiện, đầu cắt).
- Quản lý hàng tồn kho “không dùng nữa”: Vật tư dự án đặc thù đã kết thúc nhưng vẫn nằm trong kho, làm tăng chi phí bảo quản và khấu hao.
Giải pháp phần mềm: Quản lý Tồn kho Định lượng và Mua hàng Tự động
Giải pháp tập trung vào sự thông minh và tính toán định lượng:
- Tính toán kế hoạch vật tư chính xác: Hệ thống tự động phân tích nhu cầu sắp tới để tính toán chính xác nhu cầu vật tư. Nó trừ đi lượng tồn kho hiện có và lượng đang trên đường về, đã đặt mua hàng để đưa ra đề xuất mua hàng tối ưu. Tồn kho tối ưu sát nhu cầu thực tế có thể giảm từ 1 tháng xuống còn 1-2 tuần.
- Tính toán mua hàng tự động bằng thuật toán: Giải phóng 50-75% vốn lưu động ngay lập tức.
- Tăng hiệu suất: Loại bỏ hoàn toàn vấn đề tính toán thủ công bằng excel và tự động hóa quy trình. Nhân viên mua hàng có thời gian tập trung vào đàm phán và tìm kiếm nguồn cung tốt hơn.
- Cải thiện dịch vụ: Độ chính xác cao đảm bảo vật tư luôn sẵn sàng khi cần, tránh tình trạng thiếu hàng. Giúp chuỗi sản xuất không bị gián đoạn, đảm bảo giao hàng đúng hẹn và nâng cao uy tín khách hàng.
2. Theo Dõi, Tối Ưu và Tận Dụng Thép Phế liệu (Scrap)
Thép scrap (phế liệu, mẩu thừa) là một sản phẩm phụ không thể tránh khỏi của ngành gia công cơ khí. Quản lý kém phần tài nguyên này dẫn đến:
Thách thức chuyên sâu:
- Mất mát giá trị: Phế liệu bị coi là rác thay vì là một nguồn thu nhập tiềm năng. Việc thiếu hệ thống theo dõi chi tiết về chủng loại, kích thước, và chất lượng phế liệu dẫn đến tình trạng khó khăn trong việc tìm kiếm và xác định vật liệu phù hợp để tái sử dụng. Điều này làm tăng nguy cơ vật liệu còn giá trị bị nhầm lẫn, bỏ sót hoặc thậm chí bị thanh lý với giá thấp, gây lãng phí tài nguyên và thiệt hại kinh tế.
- Tốn thời gian và sai sót trong nhập liệu thủ công: Nếu phụ thuộc vào các phương pháp thủ công để khai báo và quản lý vật liệu phát sinh, quá trình này sẽ rất chậm và dễ xảy ra sai sót trong việc ghi chép thông tin phế liệu mới hoặc phế liệu còn lại sau khi cắt. Việc này không chỉ làm mất thời gian của nhân viên mà còn tạo ra dữ liệu không chính xác, ảnh hưởng đến quyết định sử dụng.
- Tồn kho phế liệu không hiệu quả: Không có khả năng lọc và báo cáo nhanh về số lượng, vị trí của phế liệu còn tồn (chưa được sử dụng hay thanh lý) dẫn đến tình trạng ứ đọng kho bãi. Các vật liệu có thể bị quên lãng, chiếm dụng không gian quý báu mà không mang lại giá trị, làm tăng chi phí lưu trữ và gây khó khăn trong việc đánh giá tài sản tồn kho thực tế.
Giải pháp phần mềm: Tối ưu hóa Vật liệu và Phế liệu
- Quản lý Tồn kho Phế liệu Thông minh: Phế liệu được quản lý như một loại tồn kho thứ cấp, được phân loại chi tiết theo chất liệu, kích thước còn lại, và độ sạch (để dễ tận dụng hoặc bán với giá cao hơn) của mọi vật liệu tồn kho, giúp tận dụng tối đa phế liệu còn giá trị, giảm thiểu việc mua sắm vật liệu mới.
- Quản lý minh bạch: Theo dõi nhanh chóng toàn bộ vòng đời phế liệu, từ phát sinh đến sử dụng hoặc thanh lý, đảm bảo dữ liệu tồn kho chính xác và minh bạch tuyệt đối.
- Tiết kiệm chi phí và không gian: Nắm rõ vật tư nào đang tồn đọng và ở đâu, từ đó đưa ra quyết định thanh lý hoặc sử dụng kịp thời, giảm chi phí lưu kho và giải phóng mặt bằng.
TÌM HIỂU CÁCH GIẢI QUYẾT 4 SAI LẦM KHIẾN BẠN MẤT 25% LỢI NHUẬN TRONG NGÀNH CƠ KHÍ
3. Báo Giá Lỗi Thời và Thiếu Đồng Bộ Dữ Liệu Kế Toán
Vấn đề:
Một trong những rào cản lớn nhất đối với các doanh nghiệp cơ khí là việc lập báo giá chậm, thiếu chính xác, hoặc lỗi thời. Nguyên nhân chính là do sự thiếu đồng bộ giữa bộ phận kỹ thuật, bán hàng và kế toán. Báo giá thường dựa trên chi phí ước tính hoặc dữ liệu lịch sử không được cập nhật kịp thời với biến động giá nguyên vật liệu, chi phí nhân công thực tế (lương, bảo hiểm), và các chi phí chung khác.
Thách thức chuyên sâu:
Khi bộ phận bán hàng lập báo giá dựa trên BOM (Bill of Materials) – bảng kê nguyên vật liệu, họ cần dữ liệu chi phí hiện hành. Nếu không có kết nối trực tiếp với hệ thống kế toán hoặc mua hàng, chi phí nguyên vật liệu đầu vào (thép, hợp kim, linh kiện) và chi phí sản xuất (chi phí máy, nhân công) sẽ là dữ liệu cũ.
- Lợi nhuận bị bào mòn: Báo giá quá thấp so với chi phí thực tế.
- Mất khách hàng: Báo giá quá cao hoặc quá chậm.
- Thiếu khả năng mô phỏng: Không thể nhanh chóng mô phỏng các kịch bản giá khác nhau (ví dụ: tăng giá thép 5% thì báo giá cần điều chỉnh bao nhiêu) hoặc so sánh chi phí giữa các phương pháp sản xuất.
Giải pháp phần mềm: đó là việc cần giải pháp Báo giá linh động
- Lập báo giá theo BOM: Phần mềm cho phép khai báo BOM cho sản phẩm/dự án. Khi lập báo giá, hệ thống tự động tra cứu giá mua vật tư hiện hành và chi phí sản xuất tiêu chuẩn (tích hợp Kế toán thời gian thực):
- Giá mua hiện tại: Truy vấn trực tiếp giá trung bình hoặc giá gần nhất từ dữ liệu Mua hàng.
- Chi phí Nhân công: Dựa trên giờ tiêu chuẩn để sản xuất và mức lương thực tế được cập nhật từ dữ liệu kế toán.
- Chi phí Máy: Phân bổ chi phí khấu hao theo giờ chạy máy tiêu chuẩn.
4. Theo Dõi Tiến Độ Sản Xuất Thiếu Minh Bạch
Vấn đề:
Không có gì tốn kém hơn việc không biết chính xác việc sản xuất đang ở giai đoạn nào. Sự thiếu minh bạch về tiến độ là nguyên nhân trực tiếp dẫn đến sai sót trong cam kết giao hàng và quản lý nguồn lực.
Thách thức chuyên sâu:
- Không biết chính xác công việc đang ở đâu, công đoạn nào: Dẫn đến việc không thể xác định điểm tắc nghẽn trong sản xuất.
- Đánh giá sai thời gian giao hàng: Gây trễ hẹn, bị động trong xử lý vấn đề và làm giảm uy tín.
Giải pháp phần mềm: Hệ thống quản lý sản xuất
Một hệ thống quản lý sản xuất hiệu quả phải là bộ não của sản xuất, cung cấp khả năng hiển thị thời gian thực:
- Theo dõi chi tiết đơn hàng theo từng công đoạn. Minh bạch hóa dòng chảy sản xuất, biết rõ công đoạn nào đang phục vụ đơn hàng nào.
- Thống kê chi tiết tiến độ theo công đoạn. Xem ngay đơn hàng nào đã hoàn thành, đang làm và tồn đọng, giúp điều phối tài nguyên hợp lý.
- Luôn kiểm soát chặt chẽ tổng lượng hàng của đơn chưa xong. Dự báo chính xác năng lực giao hàng, đảm bảo uy tín với khách hàng.
TÌM HIỂU CÁCH GIẢI QUYẾT 4 SAI LẦM KHIẾN BẠN MẤT 25% LỢI NHUẬN TRONG NGÀNH CƠ KHÍ
5. Kết Luận
Việc triển khai các giải pháp phần mềm chuyên sâu không phải là chi phí mà là một khoản đầu tư bắt buộc. Chúng giúp doanh nghiệp cơ khí dịch chuyển từ quản lý phản ứng sang quản lý dựa trên dữ liệu, minh bạch và dự đoán. Bằng cách tối ưu hóa bốn trụ cột này, các nhà sản xuất không chỉ cắt giảm chi phí mà còn xây dựng được một quy trình tinh gọn, linh hoạt, sẵn sàng vượt qua mọi thách thức của thị trường công nghiệp 4.0.
