Ngành nội thất đang phát triển mạnh mẽ nhưng cũng đối mặt với nhiều vấn đề phức tạp, từ quản lý nguyên vật liệu, tối ưu hóa sản xuất, đến việc đảm bảo tính chính xác trong báo giá và kiểm soát tồn kho. Những thách thức này đòi hỏi một sự chuyển đổi số mạnh mẽ, trong đó các giải pháp phần mềm chuyên biệt đóng vai trò then chốt để hợp lý hóa quy trình và tăng cường hiệu suất. Dưới đây là bốn vấn đề cốt lõi của ngành nội thất cần được giải quyết bằng các công cụ phần mềm tiên tiến.
Mục lục
1. Tối ưu Tồn kho và Mua hàng
Quản lý tồn kho vật tư (gỗ, ván công nghiệp, phụ kiện, sơn,…) là một bài toán khó khăn trong ngành nội thất. Sự đa dạng về chủng loại, kích thước, và yêu cầu bảo quản dẫn đến hai vấn đề phổ biến: thiếu hụt nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất (gây gián đoạn) và tồn kho quá mức (gây ứ đọng vốn và tăng chi phí lưu kho). Đồng thời, việc mua hàng không được tối ưu do thiếu sự liên kết với nhu cầu sản xuất thực tế.
Giải pháp Phần mềm
Giải pháp nằm ở một Hệ thống quản lý kho hàng, có khả năng dự báo và tự động hóa quy trình mua hàng.
- Tính toán kế hoạch vật tư chính xác: Hệ thống tự động phân tích nhu cầu sắp tới để tính toán chính xác nhu cầu vật tư. Nó trừ đi lượng tồn kho hiện có và lượng đang trên đường về, đã đặt mua hàng để đưa ra đề xuất mua hàng tối ưu. Tồn kho tối ưu sát nhu cầu thực tế có thể giảm từ 1 tháng xuống còn 1-2 tuần.
- Tính toán mua hàng tự động bằng thuật toán: Giải phóng 50-75% vốn lưu động ngay lập tức.
- Tăng hiệu suất: Loại bỏ hoàn toàn vấn đề tính toán thủ công bằng excel và tự động hóa quy trình. Nhân viên mua hàng có thời gian tập trung vào đàm phán và tìm kiếm nguồn cung tốt hơn.
- Cải thiện dịch vụ: Độ chính xác cao đảm bảo vật tư luôn sẵn sàng khi cần, tránh tình trạng thiếu hàng. Giúp chuỗi sản xuất không bị gián đoạn, đảm bảo giao hàng đúng hẹn và nâng cao uy tín khách hàng.
Bằng cách này, doanh nghiệp có thể đạt được sự cân bằng lý tưởng giữa việc đảm bảo sản xuất không bị gián đoạn và tối ưu hóa lượng vốn lưu động bị kẹt trong kho.
2. Theo dõi, Tối ưu và Tận dụng phế liệu, vật tư lẻ
Phế liệu (Scrap) và phần thừa (Offcuts) là một phần không thể tránh khỏi trong sản xuất nội thất, đặc biệt là khi cắt ván gỗ hoặc các vật liệu khác. Tuy nhiên, việc không theo dõi và quản lý chặt chẽ dẫn đến sự lãng phí lớn: vật liệu phế liệu bị bỏ đi một cách không cần thiết, hoặc các phần thừa có thể tái sử dụng không được tận dụng triệt để do không có dữ liệu về kích thước và vị trí lưu trữ.
Giải pháp Phần mềm
Cần một Giải pháp Tối ưu hóa cắt tích hợp với Quản lý Kho để biến phế liệu thành tài sản.
-
- Quản lý Tồn kho Phế liệu Thông minh: Phế liệu được quản lý như một loại tồn kho thứ cấp, được phân loại chi tiết theo chất liệu, kích thước còn lại, và độ sạch (để dễ tận dụng hoặc bán với giá cao hơn) của mọi vật liệu tồn kho, giúp tận dụng tối đa phế liệu còn giá trị, giảm thiểu việc mua sắm vật liệu mới.
- Quản lý minh bạch: Theo dõi nhanh chóng toàn bộ vòng đời phế liệu, từ phát sinh đến sử dụng hoặc thanh lý, đảm bảo dữ liệu tồn kho chính xác và minh bạch tuyệt đối.
- Tiết kiệm chi phí và không gian: Nắm rõ vật tư nào đang tồn đọng và ở đâu, từ đó đưa ra quyết định thanh lý hoặc sử dụng kịp thời, giảm chi phí lưu kho và giải phóng mặt bằng.
Việc quản lý phế liệu không chỉ là về việc giảm chi phí mà còn là một yếu tố quan trọng trong việc xây dựng một quy trình sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing) và bền vững hơn.
TÌM HIỂU CÁCH GIẢI QUYẾT 4 SAI LẦM KHIẾN BẠN MẤT 25% LỢI NHUẬN TRONG NGÀNH NỘI THẤT
3. Báo giá lỗi thời và sự cần thiết của Báo giá theo BOM tích hợp Kế toán
Một trong những rào cản lớn nhất đối với các doanh nghiệp nội thất là hệ thống báo giá chậm chạp và thiếu chính xác. Báo giá lỗi thời thường là kết quả của việc không có sự kết nối trực tiếp với dữ liệu chi phí và giá thành thực tế từ bộ phận kế toán. Khi giá nguyên vật liệu, chi phí nhân công, hoặc chi phí chung thay đổi, việc cập nhật thủ công trở nên chậm trễ, dẫn đến báo giá sai lệch, làm giảm lợi thế cạnh tranh hoặc gây thiệt hại về lợi nhuận.
Giải pháp Phần mềm
Giải pháp ở đây là một Hệ thống Quản lý Báo giá tích hợp chặt chẽ với Kế toán và Quy trình Sản xuất, tập trung vào việc lập báo giá dựa trên Định mức Vật tư.
- Lập Báo giá theo BOM Động: Phần mềm cho phép người dùng định nghĩa cấu trúc sản phẩm (BOM) một cách chi tiết, bao gồm tất cả các thành phần, vật liệu, bán thành phẩm, và chi phí nhân công trực tiếp cho từng sản phẩm nội thất. Báo giá sau đó được tính toán tự động dựa trên BOM này.
- Tích hợp Dữ liệu Kế toán và Mua hàng: Giải pháp cần có khả năng kết nối hai chiều với phần mềm Kế toán và Quản lý Mua hàng. Mọi thay đổi về giá mua của nguyên vật liệu, chi phí xử lý, hoặc tỷ lệ chi phí chung đều được đồng bộ hóa tức thì vào hệ thống báo giá.
- Quản lý Phiên bản và Lịch sử: Phần mềm phải lưu trữ lịch sử báo giá và các phiên bản BOM, giúp dễ dàng theo dõi sự thay đổi về chi phí và giá bán theo thời gian, hỗ trợ việc điều chỉnh chiến lược giá kịp thời.
Việc chuyển sang báo giá dựa trên BOM và tích hợp kế toán không chỉ mang lại tính chính xác và tốc độ mà còn đảm bảo tỷ suất lợi nhuận luôn được kiểm soát chặt chẽ, vì mọi báo giá đều phản ánh chi phí thực tế nhất.
4. Theo dõi Tiến độ Sản xuất
Trong sản xuất nội thất, đặc biệt là sản xuất theo đơn hàng, việc theo dõi tiến độ là cực kỳ phức tạp do sự đa dạng của mẫu mã, quy trình thủ công và sự tham gia của nhiều phân xưởng/nhà cung cấp. Thiếu khả năng theo dõi tiến độ sản xuất theo thời gian thực dẫn đến việc không thể xác định chính xác tỷ lệ hoàn thành sản lượng, gây ra tình trạng chậm trễ giao hàng, khó khăn trong việc điều phối nguồn lực, và phản hồi không chính xác cho khách hàng.
Giải pháp Phần mềm
Một Hệ thống quản lý sản xuất tích hợp là giải pháp tối ưu.
- Theo dõi Real-time tại Phân xưởng: Các công nhân hoặc tổ trưởng có thể cập nhật tình trạng sản lượng hoàn thành một cách tức thì. Minh bạch hóa dòng chảy sản xuất, biết rõ công đoạn nào đang phục vụ đơn hàng nào.
- Thống kê chi tiết tiến độ theo công đoạn. Xem ngay đơn hàng nào đã hoàn thành, đang làm và tồn đọng, giúp điều phối tài nguyên hợp lý.
- Luôn kiểm soát chặt chẽ tổng lượng hàng của đơn chưa xong. Dự báo chính xác năng lực giao hàng, đảm bảo uy tín với khách hàng.
Hệ thống quản lý sản xuất này đảm bảo sự minh bạch trong toàn bộ quy trình sản xuất, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định kịp thời và cung cấp thông tin giao hàng chính xác tuyệt đối cho khách hàng.
TÌM HIỂU CÁCH GIẢI QUYẾT 4 SAI LẦM KHIẾN BẠN MẤT 25% LỢI NHUẬN TRONG NGÀNH NỘI THẤT
5. Kết luận
Bốn vấn đề trên là những rào cản lớn đối với lợi nhuận và hiệu quả vận hành của ngành nội thất. Việc triển khai một phần mềm quản lý sản xuất tích hợp mạnh mẽ sẽ cung cấp một nền tảng dữ liệu thống nhất, minh bạch hóa quy trình từ khâu báo giá đến sản xuất và quản lý kho. Đây không chỉ là một khoản đầu tư vào công nghệ mà là một bước đi chiến lược để đảm bảo tính cạnh tranh, khả năng mở rộng, và sự bền vững trong tương lai của doanh nghiệp nội thất.
