Trong môi trường sản xuất cạnh tranh khốc liệt, việc giao hàng đúng hẹn với chất lượng cam kết là yếu tố sống còn. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp đang phải đối mặt với một “kẻ sát nhân thầm lặng”: sự mất kiểm soát tiến độ sản xuất. Đây không chỉ là một vấn đề vận hành đơn thuần mà là một mối đe dọa trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của công ty. Hậu quả của nó lan rộng như một vết dầu loang, từ việc xói mòn lòng tin của khách hàng đến việc bào mòn lợi nhuận và sức mạnh nội tại của doanh nghiệp. Đã đến lúc nhìn thẳng vào sự thật và nhận ra tính cấp bách của việc giải quyết vấn đề này trước khi quá muộn.

1. Nguy cơ mất khách hàng: Cái giá phải trả cho sự chậm trễ

Khách hàng là tài sản quý giá nhất của mọi doanh nghiệp. Thế nhưng, việc không kiểm soát được tiến độ sản xuất đang đẩy tài sản này vào tay đối thủ cạnh tranh một cách nhanh chóng.

a. Giảm uy tín công ty: Sự chậm trễ trong giao hàng làm giảm lòng tin của khách hàng

Mỗi một lần giao hàng trễ hẹn là một lần bạn làm sứt mẻ niềm tin của khách hàng. Trong kinh doanh, uy tín được xây dựng bằng cả một quá trình nhưng có thể bị phá hủy chỉ trong chốc lát. Khi khách hàng không thể tin tưởng vào lời hứa của bạn, họ sẽ không ngần ngại tìm đến một nhà cung cấp khác đáng tin cậy hơn. Sự chậm trễ lặp đi lặp lại sẽ tạo ra một hình ảnh tiêu cực về thương hiệu, khiến công ty mất đi vị thế trên thị trường.

b. Tăng tỷ lệ hỏng hóc sản phẩm: Quá trình sản xuất gấp gáp có thể làm giảm chất lượng sản phẩm, lâu dài sẽ mất dần khách hàng

Khi tiến độ bị dồn nén, áp lực hoàn thành sản phẩm đúng hạn sẽ đè nặng lên toàn bộ dây chuyền. Việc “đốt cháy giai đoạn”, bỏ qua các bước kiểm tra chất lượng quan trọng để kịp tiến độ là điều khó tránh khỏi. Hậu quả là sản phẩm đến tay khách hàng bị lỗi, hỏng hóc, không đạt tiêu chuẩn. Một vài lần đầu, khách hàng có thể thông cảm, nhưng nếu tình trạng này kéo dài, họ sẽ mặc định sản phẩm của bạn là “hàng kém chất lượng” và quay lưng vĩnh viễn.

c. Sản phẩm kém chất lượng: Vội vàng hoàn thành sản phẩm mà không kiểm tra kỹ lưỡng

Đây là hệ quả trực tiếp của việc sản xuất gấp gáp. Các đội ngũ kiểm soát chất lượng (QC) không có đủ thời gian để thực hiện công việc của mình một cách tỉ mỉ. Những lỗi nhỏ, những sai sót đáng lẽ có thể được phát hiện và khắc phục lại bị bỏ qua. Việc giao những sản phẩm không hoàn hảo không chỉ làm tốn chi phí bảo hành, đổi trả mà còn là một đòn giáng mạnh vào danh tiếng mà công ty đã dày công xây dựng.

2. Tăng chi phí: “Cơn ác mộng” tài chính thầm lặng

Việc mất kiểm soát tiến độ không chỉ làm mất khách hàng mà còn trực tiếp “đốt tiền” của doanh nghiệp theo những cách mà bạn có thể không ngờ tới.

a. Phí lưu kho cao: Kho không thể chứa tất cả nguyên vật liệu hoặc sản phẩm nếu sản xuất dồn vào 1 thời điểm

Khi kế hoạch sản xuất không đều, nguyên vật liệu có thể bị nhập về ồ ạt và ùn ứ, gây quá tải cho kho bãi. Ngược lại, khi sản xuất bị đình trệ, thành phẩm không thể xuất đi đúng hạn cũng chiếm diện tích lưu kho. Cả hai kịch bản này đều dẫn đến một kết quả: chi phí lưu kho tăng vọt, bào mòn lợi nhuận của doanh nghiệp.

Ví dụ: Công ty chế biến thực phẩm ABC có các bộ phận chế biến, đóng gói và phân phối. Trong một đợt sản xuất, bộ phận chế biến thực phẩm không nhận được thông tin chính xác từ bộ phận đóng gói về số lượng sản phẩm cần đóng gói trong một ngày. Kết quả là bộ phận chế biến sản xuất quá nhiều thực phẩm, vượt quá số lượng cần thiết. Trong khi đó, bộ phận đóng gói lại không thể xử lý hết số lượng sản phẩm thừa, dẫn đến thực phẩm bị lãng phí hoặc phải lưu kho tạm thời.

b. Áp lực khối lượng công việc: Sự chậm trễ khiến nhân viên phải làm việc thêm giờ để bắt kịp tiến độ

Để bù đắp cho thời gian đã mất, doanh nghiệp thường phải yêu cầu nhân viên làm thêm giờ, làm việc vào cuối tuần. Điều này không chỉ làm tăng chi phí lương thưởng, phụ cấp mà còn ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe và tinh thần của người lao động, làm giảm năng suất về lâu dài.

c. Tăng số lượng, chi phí khiếu nại bảo hành: Sản phẩm kém chất lượng dẫn đến tỷ lệ bảo hành cao

Như đã đề cập, sản phẩm sản xuất vội vàng thường có chất lượng không đảm bảo. Điều này kéo theo tỷ lệ khách hàng khiếu nại, yêu cầu bảo hành, sửa chữa hoặc đổi trả tăng cao. Mỗi một yêu cầu như vậy là một khoản chi phí phát sinh, từ chi phí nhân lực xử lý, chi phí vận chuyển đến chi phí thay thế linh kiện, sản phẩm.

d. Phải chi trả tiền phạt: Vi phạm hợp đồng và bị phạt vì giao hàng chậm

Đối với các đơn hàng lớn, đặc biệt là hợp đồng với các đối tác quan trọng, việc giao hàng chậm trễ thường đi kèm với các điều khoản phạt nặng nề. Những khoản tiền phạt này có thể lên tới con số khổng lồ, trực tiếp ảnh hưởng đến dòng tiền và lợi nhuận của cả một dự án, thậm chí là của cả công ty.

3. Lãng phí nguồn lực: “Chảy máu” từ bên trong

Vấn đề tiến độ còn gây ra sự lãng phí nghiêm trọng về nguồn lực, từ máy móc, nguyên vật liệu đến chính con người – yếu tố cốt lõi của doanh nghiệp.

a. Sự không đồng bộ giữa các bộ phận: Các bộ phận không thể phối hợp hiệu quả dẫn đến lãng phí nguyên liệu và lao động

Khi tiến độ bị rối loạn, sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban như mua hàng, sản xuất, kho vận, kinh doanh sẽ bị phá vỡ. Bộ phận này phải chờ đợi bộ phận kia, gây ra thời gian chết cho máy móc và nhân công. Nguyên vật liệu có thể bị tồn kho quá lâu dẫn đến hư hỏng, hoặc được sử dụng một cách lãng phí do các kế hoạch sản xuất thay đổi đột ngột.

Ví dụ: Một công ty may mặc chuyên sản xuất quần áo thời trang có bộ phận cắt vải, bộ phận may và bộ phận kiểm tra chất lượng. Do sự không đồng bộ trong quy trình, bộ phận cắt vải không nhận được thông tin kịp thời về yêu cầu sản xuất của bộ phận may. Khi bộ phận may bắt đầu công việc, họ phát hiện không đủ vải để may theo mẫu đã được yêu cầu. Điều này làm bộ phận cắt vải phải làm lại công đoạn cắt vải, dẫn đến lãng phí nguyên liệu vải và thời gian công nhân. Hơn nữa, công ty phải dừng dây chuyền may để chờ vải, kéo theo việc lãng phí lao động và gây gián đoạn tiến độ.

b. Tăng tỷ lệ mệt mỏi: Nhân viên dễ mệt mỏi do khối lượng công việc lớn và thiếu kiểm soát

Làm việc dưới áp lực liên tục để “chữa cháy” cho các kế hoạch bị trễ tiến độ khiến nhân viên nhanh chóng kiệt sức cả về thể chất lẫn tinh thần. Sự mệt mỏi kéo dài làm giảm sự tập trung, tăng nguy cơ sai sót trong công việc và tai nạn lao động, tạo ra một vòng luẩn quẩn tiêu cực.

c. Khó giữ được nhân viên giỏi: Những nhân viên tài năng có thể rời bỏ công ty nếu tình trạng mất kiểm soát tiến độ kéo dài

Không một nhân viên giỏi nào muốn làm việc trong một môi trường hỗn loạn, thiếu tổ chức và luôn phải chạy theo xử lý khủng hoảng. Khi tình trạng mất kiểm soát tiến độ trở thành “văn hóa” của công ty, những nhân tài sẽ dần tìm đến những nơi làm việc chuyên nghiệp và ổn định hơn. Mất đi nhân sự giỏi là một tổn thất không thể đo đếm bằng tiền.

4. Quản lý không hiệu quả: Lãnh đạo không thể đưa ra quyết định kịp thời do thiếu thông tin về tiến độ

Cuối cùng, gốc rễ của mọi vấn đề trên thường xuất phát từ sự yếu kém trong quản lý. Khi ban lãnh đạo không có trong tay những dữ liệu chính xác, cập nhật theo thời gian thực về tình hình sản xuất, mọi quyết định đưa ra đều trở nên chậm trễ và mang tính đối phó. Việc thiếu một hệ thống kiểm soát và báo cáo hiệu quả khiến nhà quản lý như “người mù đi trong đêm”, không thể lường trước các rủi ro, không thể phân bổ nguồn lực hợp lý và không thể đưa ra các chiến lược kịp thời để giải quyết vấn đề tận gốc.

Xem cách dùng excel miễn phí để kiểm tiến độ sản xuất được dễ dàng, hiệu quả

5. Công thức tính thiệt hại bằng tiền của việc không kiểm soát tốt tiến độ

Để ước tính thiệt hại bằng tiền mà một công ty có thể gặp phải khi không kiểm soát tốt tiến độ sản xuất, có thể sử dụng công thức tổng hợp các yếu tố liên quan đến chi phí và các tổn thất mà công ty phải chịu. Một công thức cơ bản có thể như sau:

a. Công thức ước tính thiệt hại bằng tiền từ việc không kiểm soát tiến độ sản xuất:

Thiệt hại = Chi phí trễ tiến độ + Chi phí thêm nhân công + Chi phí sản phẩm lỗi + Chi phí tồn kho + Chi phí phạt hợp đồng + Chi phí mất khách hàng

b. Chi phí trễ tiến độ:

Chi phí trễ tiến độ = Số giờ trễ x Chi phí giờ làm việc

Giải thích: Bao gồm các chi phí phát sinh do công ty không hoàn thành các công đoạn sản xuất đúng thời gian.

c. Chi phí thêm nhân công:

Chi phí thêm nhân công = Số giờ làm thêm x Mức lương mỗi giờ

Giải thích: Khi tiến độ bị trễ, công ty có thể phải tăng ca hoặc thuê thêm nhân công để hoàn thành công việc đúng hạn, từ đó phát sinh chi phí tăng ca và chi phí thuê nhân viên tạm thời.

d. Chi phí sản phẩm lỗi:

Chi phí sản phẩm lỗi = Số sản phẩm bị lỗi x Chi phí sửa chữa

Giải thích: Việc không kiểm soát tốt tiến độ sản xuất có thể dẫn đến sản phẩm bị lỗi, ảnh hưởng đến chất lượng và làm tăng chi phí sửa chữa hoặc bảo hành.

e. Chi phí tồn kho:

Chi phí tồn kho = Chi phí lưu kho hàng tồn x Thời gian tồn kho

Giải thích: Việc không kiểm soát tiến độ sản xuất có thể dẫn đến hàng tồn kho nhiều hơn, làm tăng chi phí lưu kho.

f. Chi phí phạt hợp đồng:

Chi phí phạt hợp đồng = Mức phạt x Số hợp đồng bị phạt

Giải thích: Nếu công ty không giao hàng đúng tiến độ, có thể phải chịu phạt từ khách hàng theo các điều khoản trong hợp đồng.

g. Chi phí mất khách hàng:

Chi phí mất khách hàng = Số khách hàng mất x Giá trị trung bình của 1 khách hàng

Giải thích: Việc không đáp ứng tiến độ có thể khiến công ty mất khách hàng cũ hoặc khách hàng tiềm năng, dẫn đến mất doanh thu trong tương lai.

h. Ví dụ:

Giả sử một công ty có các yếu tố sau:

+  Số giờ trễ: 200 giờ

+  Chi phí giờ làm việc: 400.000 VND/giờ

+  Số giờ làm thêm: 150 giờ

+  Mức lương mỗi giờ: 500.000 VND/giờ

+  Số sản phẩm bị lỗi: 200 sản phẩm

+  Chi phí sửa chữa: 500.000 VND/sản phẩm

+  Chi phí lưu kho hàng tồn: 1.000.000 VND/ngày

+  Thời gian tồn kho: 30 ngày

+  Mức phạt hợp đồng: 10.000.000 VND

+  Số hợp đồng bị phạt: 3 hợp đồng

+  Số khách hàng mất: 10 khách hàng

+  Giá trị trung bình của 1 khách hàng: 100.000.000 VND

Xem cách dùng excel miễn phí để kiểm tiến độ sản xuất được dễ dàng, hiệu quả

6. Kết luận

Mất kiểm soát tiến độ sản xuất không phải là một vấn đề có thể xem nhẹ. Nó là một căn bệnh mãn tính đang từ từ ăn mòn sức khỏe của doanh nghiệp từ mọi phía: khách hàng, tài chính, nguồn lực và năng lực quản trị. Nhận diện tính cấp bách và có những hành động quyết liệt để thiết lập một hệ thống quản lý tiến độ sản xuất hiệu quả là bước đi sống còn. Doanh nghiệp của bạn cần một giải pháp ngay hôm nay, trước khi “lưỡi hái” vô hình này kịp nhấn chìm mọi nỗ lực và thành quả đã xây dựng.